Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR) je komplexný zákon o ochrane údajov, ktorý v Európskej únii (EÚ) nadobudol účinnosť 25. mája 2018. Jeho cieľom je chrániť osobné údaje občanov EÚ stanovením prísnych noriem pre to, ako organizácie s týmito údajmi zaobchádzajú, ako ich uchovávajú a spracúvajú. Vzťahuje sa na všetky organizácie, ktoré zhromažďujú alebo spracúvajú osobné údaje občanov EÚ, bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú.
Jednou z kľúčových požiadaviek nariadenia GDPR je, že organizácie musia viesť príslušnú dokumentáciu na preukázanie súladu s týmto nariadením. Táto dokumentácia musí byť aktualizovaná a pravidelne revidovaná, aby sa zabezpečilo, že bude odrážať všetky zmeny v činnostiach organizácie v oblasti spracúvania údajov.
V tomto článku sa budeme zaoberať tým, prečo je aktualizácia dokumentácie GDPR pre organizácie nevyhnutnosťou a aká dokumentácia je potrebná na dosiahnutie súladu s nariadením.
Prečo je aktualizácia dokumentácie GDPR nevyhnutná?
Aktualizácia dokumentácie GDPR je potrebná z niekoľkých dôvodov:
- Súlad s predpismi: GDPR vyžaduje, aby organizácie preukázali súlad s nariadením. Aktualizáciou dokumentácie môžu organizácie preukázať regulačným orgánom, že dodržiavajú nariadenie.
- Zodpovednosť: GDPR vyžaduje, aby organizácie boli zodpovedné za osobné údaje, ktoré spracúvajú. Udržiavaním presnej dokumentácie môžu organizácie preukázať, že preberajú zodpovednosť za svoje činnosti spracovania údajov.
- Riadenie rizík: Udržiavaním aktuálnej dokumentácie môžu organizácie identifikovať a riadiť riziká spojené s ich činnosťami spracovania údajov. To im môže pomôcť zmierniť tieto riziká a znížiť pravdepodobnosť porušenia ochrany údajov alebo nesúladu s nariadením GDPR.
- Transparentnosť: GDPR vyžaduje, aby organizácie transparentne informovali o svojich činnostiach spracovania údajov. Aktualizáciou dokumentácie môžu organizácie zabezpečiť transparentnosť pre dotknuté osoby a preukázať, že spracúvajú ich osobné údaje zákonným a transparentným spôsobom.
Aká dokumentácia je potrebná na dosiahnutie súladu s nariadením GDPR?
GDPR vyžaduje, aby organizácie viedli niekoľko typov dokumentácie na preukázanie súladu s nariadením. Patrí medzi ne napr:
- Záznamy o činnostiach spracovania: GDPR vyžaduje, aby organizácie viedli záznamy o všetkých činnostiach spracúvania, ktoré zahŕňajú osobné údaje. Tieto záznamy musia obsahovať informácie, ako sú typy spracúvaných osobných údajov, účely spracúvania, kategórie dotknutých osôb a všetci príjemcovia údajov.
- Posúdenie vplyvu na ochranu údajov (DPIA): Organizácie musia vykonávať DPIA pre spracovateľské činnosti, ktoré pravdepodobne povedú k vysokému riziku pre práva a slobody dotknutých osôb. V DPIA sa posudzujú riziká spojené s konkrétnou spracovateľskou činnosťou a určujú sa opatrenia na zmiernenie týchto rizík.
- Politiky ochrany údajov: Organizácie musia mať zavedené politiky ochrany údajov, ktoré sa zaoberajú kľúčovými aspektmi súladu s GDPR. Tieto politiky by sa mali týkať oblastí, ako sú práva dotknutých osôb, porušenia ochrany údajov a školenia o ochrane údajov.
- Žiadosti dotknutých osôb: GDPR poskytuje dotknutým osobám množstvo práv v súvislosti s ich osobnými údajmi, ako napríklad právo na prístup k svojim údajom, právo na ich vymazanie a právo na ich opravu. Organizácie musia mať zavedené postupy na vybavovanie týchto žiadostí.
- Oznámenia o porušení ochrany údajov: GDPR vyžaduje, aby organizácie oznamovali príslušnému dozornému orgánu a dotknutým osobám všetky porušenia ochrany údajov, ku ktorým dôjde. Organizácie musia mať zavedené postupy na zabezpečenie toho, aby mohli včas zistiť, vyšetriť a nahlásiť porušenie ochrany údajov.
- Zmluvy so spracovateľmi: Ak organizácia využíva spracovateľa na spracúvanie osobných údajov vo svojom mene, GDPR vyžaduje, aby mala organizácia uzavretú písomnú zmluvu, v ktorej sa uvádzajú určité ustanovenia. Tieto ustanovenia musia zabezpečiť, aby sprostredkovateľ spracúval osobné údaje v súlade s GDPR a aby poskytoval dostatočné záruky na ochranu práv dotknutých osôb.
Aktualizácia dokumentácie GDPR je pre organizácie, ktoré spracúvajú osobné údaje občanov EÚ, nevyhnutnosťou. Udržiavaním aktuálnej dokumentácie môžu organizácie preukázať súlad s nariadením, prevziať zodpovednosť za svoje činnosti spracúvania údajov, riadiť riziká, zabezpečiť transparentnosť a plniť si povinnosti voči dotknutým osobám.
